光明乳業(yè)大討論、大反思活動
簡 報
第7期
光明乳業(yè)黨委工作部編 2018年8月24日
圍繞“三個建設(shè)”，提升管控效率
為深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神和習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，根據(jù)公司黨委的要求，法務(wù)部自3月以來全面開展“大討論、大反思”活動，匯報成果如下。
一、制定“三個建設(shè)”，強化“四項素質(zhì)”
法務(wù)部以“遵規(guī)定、守規(guī)范、行規(guī)則”三規(guī)教育為出發(fā)點，思想充分重視，三規(guī)教育先行。嚴(yán)肅紀(jì)律，同時鼓勵創(chuàng)新和變革，建立無私心的容錯機制。將“問題導(dǎo)向”作為活動的基本工作方向——借活動?xùn)|風(fēng)，認(rèn)真反思；對標(biāo)先進(jìn)，尋找路徑，謀劃變革。緊跟公司改革轉(zhuǎn)型發(fā)展步伐，內(nèi)部高效協(xié)同，外部競爭有力，風(fēng)險管控有效，將法務(wù)工作與公司發(fā)展需求相結(jié)合，助推公司高質(zhì)量發(fā)展。
法務(wù)部大討論、大反思活動圍繞“三個建設(shè)”開展。第一，全面加強作風(fēng)建設(shè)。堅強的執(zhí)行力是勝利保障，全體法務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)守工作規(guī)范，嚴(yán)守崗位職責(zé)，嚴(yán)格工作程序，真正體現(xiàn)垂直管理的看齊意識、紀(jì)律意識，同舟共濟(jì)的責(zé)任意識、全局意識。嚴(yán)格考核，賞罰分明，施行輪崗制度、淘汰制度、破格提拔制度。第二，全面加強能力建設(shè)。堅實的個人能力是團(tuán)隊的基礎(chǔ)，全員應(yīng)著力提升法律專業(yè)能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，學(xué)好規(guī)矩，用好規(guī)矩；提升溝通協(xié)調(diào)能力，人品要正，情商要高；提升業(yè)務(wù)把控能力，要將法務(wù)管控要求建立在對業(yè)務(wù)模式的透徹理解上；提升解決問題的能力，專業(yè)性和靈活性統(tǒng)一，要成為解決問題的專家。第三，全面加強體系建設(shè)。實現(xiàn)法務(wù)工作目標(biāo)，還要依靠體系建設(shè)。體系是規(guī)范，體系是保障。未來應(yīng)著力形成法務(wù)管理體系，服務(wù)與管控并重，合法與合規(guī)并舉。以法為本，保駕護(hù)航。全面建立法律支持服務(wù)體系和法律風(fēng)險管控體系兩大體系。
法務(wù)部要求全體法務(wù)人員結(jié)合活動學(xué)習(xí)實踐，從自身出發(fā)，強化“四項素質(zhì)”——主動、專業(yè)、務(wù)實、規(guī)范，積極主動促進(jìn)自身轉(zhuǎn)變。第一，主動，主動就是可控，工作要由被動性向主動性轉(zhuǎn)變；第二，專業(yè)，形成系統(tǒng)化思維，管控由碎片化向體系化轉(zhuǎn)變；第三，務(wù)實，注重管理精細(xì)化，由粗放向精細(xì)轉(zhuǎn)變；第四，規(guī)范，牢固規(guī)矩意識，由隨意性向規(guī)范性轉(zhuǎn)變。
二、建立電子合同體系，規(guī)范優(yōu)化合同管理
自法務(wù)部制定下發(fā)《關(guān)于開展“大討論、大反思”活動的行動方案》以來，經(jīng)過動員會議，匯總各單位第一階段學(xué)習(xí)成果，討論形成“三個建設(shè)”、“四項素質(zhì)”等綱領(lǐng)要求，明確各項具體工作責(zé)任主體，并赴“金光集團(tuán)APP”對標(biāo)學(xué)習(xí)，然后全體法務(wù)人員根據(jù)活動要求認(rèn)真反思，按計劃落實各項改進(jìn)措施。截止目前，公司法務(wù)條線在大討論、大反思活動中取得以下成果。
1、對標(biāo)先進(jìn)單位，試點先進(jìn)管控技術(shù)
對標(biāo)“金光集團(tuán)APP”法務(wù)部學(xué)習(xí)過程中，我們發(fā)現(xiàn)其法務(wù)管理水平較高，已經(jīng)形成了嚴(yán)謹(jǐn)、完備的合同管理體系、授權(quán)管理體系等風(fēng)控管理體系。各個管理體系充分利用電子化、信息化技術(shù)，流程清晰，責(zé)任明確，也降低了管理成本。
結(jié)合自身管理實踐，法務(wù)部著手調(diào)研電子合同項目。“電子合同”即基于第三方電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)提供服務(wù)之電子合同簽證體系，在合同簽約時產(chǎn)生符合《電子簽名法》規(guī)定要件的數(shù)據(jù)電文及電子簽名，并以此構(gòu)成具備完整法律效力的合同文本。應(yīng)用新技術(shù)后合同不再需要紙質(zhì)文本，可在技術(shù)上杜絕“陰陽合同”等情形，還將大大降低管理成本。
以常溫營銷中心的年度《經(jīng)銷合同》簽約流程為例，當(dāng)前流程為：
客戶→大區(qū)文員→OA審批→大區(qū)文員郵寄營運部→常溫法務(wù)復(fù)核紙質(zhì)文本→總部法務(wù)蓋章→營運部交合同管理員歸檔→另一份郵寄大區(qū)文員交客戶
應(yīng)用新技術(shù)后流程為：
客戶→線上一步完成審批、蓋章、歸檔（電子合同系統(tǒng)嵌入OA）
合同流轉(zhuǎn)流程中，合同紙質(zhì)文本通常往復(fù)郵寄，流轉(zhuǎn)繁復(fù)。以常溫營銷中心為例，大區(qū)文員、總部營運和合同管理員三崗位專人“伺候”《經(jīng)銷合同》紙質(zhì)文本，成本高，錯漏多。2017年度常溫營銷中心郵費達(dá)170萬之巨，其中不乏合同郵遞往來費用。法務(wù)將在下半年度試點，以期實現(xiàn)降本增效，提高管控水平之目的。
2、夯實基礎(chǔ)重實效，挽回?fù)p失重落實
對標(biāo)學(xué)習(xí)中，“金光集團(tuán)APP”對應(yīng)收賬款的管理頗具特色。應(yīng)收款到達(dá)一定期限后，催收工作的考核責(zé)任由銷售部轉(zhuǎn)移至法務(wù)部。通過考核機制明確權(quán)責(zé)，根治了企業(yè)經(jīng)營中常見的“呆賬、老賬無人負(fù)責(zé)”情景。
經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)指示，法務(wù)牽頭啟動應(yīng)收賬款集中清理項目。法務(wù)、財務(wù)、審計抽調(diào)人員成立項目工作組，對約1.18億元超期應(yīng)收款進(jìn)行集中清理，力求挽回部分損失，并確保壞賬核銷工作嚴(yán)格合規(guī)，無瑕疵，無風(fēng)險。目前看，此項工作賬齡長、分布廣、金額大，工作難度較大。其中最長賬齡已有20年以上，業(yè)務(wù)經(jīng)手人幾經(jīng)變遷，或呆滯賬目無人負(fù)責(zé)；涉及客戶4600余家，覆蓋電商營銷中心以外各個單位；核銷金額較大，容易引起證券市場、國資監(jiān)管和稅務(wù)監(jiān)管等方面對核銷合規(guī)性的關(guān)注、質(zhì)疑、挑戰(zhàn)。
后續(xù)，法務(wù)將與各條線穩(wěn)步推進(jìn)此項工作。積極催討，力爭為公司挽回?fù)p失；合規(guī)處置，為公司改革前行夯實基礎(chǔ)。
3、加強能力建設(shè)，維護(hù)公司知識產(chǎn)權(quán)
地方小型企業(yè)仿冒知名產(chǎn)品包裝，推出“山寨產(chǎn)品”的情況屢見不鮮。這些“山寨產(chǎn)品”往往利用執(zhí)法實踐中的模糊地帶，違法成本低，維權(quán)成本高。就此，法務(wù)部認(rèn)真反思，啟動“產(chǎn)品包裝預(yù)先保護(hù)機制”：通過知產(chǎn)管理的專業(yè)法律程序，對核心產(chǎn)品事前申請外觀設(shè)計專利或包裝圖案版權(quán)，為光明系列產(chǎn)品著手構(gòu)筑堅實的知識產(chǎn)權(quán)“法律壁壘”。
此項工作是法務(wù)部知產(chǎn)管理體系中重要一環(huán)，亦是由事后處置向事前預(yù)防過渡的重要一步。自此，知產(chǎn)管理主動性大大加強，管理體系更趨完備。針對“山寨產(chǎn)品”的維權(quán)成本降低，除“向當(dāng)?shù)毓ど虣C關(guān)投訴”這一傳統(tǒng)途徑外，后續(xù)救濟(jì)的法律手段更為多元化，積極有效維護(hù)公司利益。
4、工商事務(wù)明確意見，補強風(fēng)險管控體系
5月28日法務(wù)部發(fā)出2018年第1號法律意見書，就工商事務(wù)規(guī)范管理明確意見。因歷史原因，公司各級子、分公司繁多，董事、監(jiān)事、法定代表人變化后往往不能及時變更工商檔案，為正常經(jīng)營帶來風(fēng)險。就此，法務(wù)部對工商事務(wù)的歸口管理、協(xié)作規(guī)則、工作要求明確意見，積極主動確保各級子、分公司經(jīng)營、存續(xù)的合法性。此外，就人力資源等部門重要崗位人事變更文件與工商變更的銜接，法務(wù)亦提出建議。
工商事務(wù)的規(guī)范管理工作亦屬法律風(fēng)險管控體系的一環(huán)。未來，法務(wù)將持續(xù)關(guān)注法律意見的落實情況。
三、問題及思考
1、制度建設(shè)落后，管控主動性不足
制度化建設(shè)本質(zhì)上是確保黨委、經(jīng)營層集體決策能夠有效落實的工作機制。我們在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，制度建設(shè)集中暴露兩類問題：一類是“制度缺位”：無制度無流程，或者制度流程未及時更新，執(zhí)行中無人理會；還一類是“僵化執(zhí)行”：有制度有流程，但工作實踐中被人為的機械的去理解，極其僵化的執(zhí)行。
針對“制度缺位”，我們在反思：不建立執(zhí)行規(guī)范，執(zhí)行者能否確保自己的執(zhí)行結(jié)果與上級決議嚴(yán)格一致？執(zhí)行者是否應(yīng)當(dāng)自主制定執(zhí)行規(guī)范并主動接受職能部門的監(jiān)管？
針對“僵化執(zhí)行”，我們在反思：抱殘守缺，對公司制度機械理解，遇到問題則任由矛盾積累、發(fā)酵——這樣執(zhí)行模式是否真正理解了黨委、經(jīng)營層的決議？是否在思想上、行動上與上級保持真正一致？
從法務(wù)部履行風(fēng)險管控職能的角度，控制節(jié)點管理前移是基本方向——從事后補救，到事中控制、事前預(yù)防。但是，不形成制度化的管理體系，不培養(yǎng)制度化的執(zhí)行文化，任何監(jiān)管部門的事中、事前風(fēng)險管理，必然會遇到權(quán)責(zé)不清、流程不明的結(jié)構(gòu)性矛盾。只能就事論事的去全力補救，難以形成合規(guī)執(zhí)行、有效監(jiān)督管理體系。
結(jié)合公司經(jīng)營實踐，我們認(rèn)為構(gòu)建制度化管理體系，培養(yǎng)尊重制度的執(zhí)行文化，是針對“權(quán)責(zé)不清、流程”這些矛盾的有益嘗試：制度形成的過程，是對上級決議理解、分析和作出工作規(guī)劃的過程；制度執(zhí)行的過程，是執(zhí)行能力的體現(xiàn)；制度監(jiān)督的過程，是監(jiān)管者行使職能的過程；制度修改、迭代的過程，是決議者、執(zhí)行者與監(jiān)管者共同反思、修正的過程。
2、管控技術(shù)落后，管控效率低下
目前管控效率低、管控技術(shù)落后體現(xiàn)在兩個方面：其一，沉湎于低水平重復(fù)勞動，缺乏思考、解決問題的能力，或者工作缺乏主動性；其二，囿于管理資源，沒有應(yīng)用創(chuàng)新的管理技術(shù)。針對“低水平重復(fù)勞動”的現(xiàn)象，未來應(yīng)加強人員培訓(xùn)和團(tuán)隊教育，鼓勵思考、獎勵思考，多設(shè)計一些簡潔、實用的管控流程，多設(shè)計一些好用、易用的法律文本。法務(wù)用“聰明辦法”、“懶辦法”去完成工作的，應(yīng)當(dāng)鼓勵；用“笨辦法”、“累辦法”去對待工作的，即使完成了也要提醒，甚至批評。方向明確后，相信隨著團(tuán)隊成員能力的逐步提升，這一問題可以逐步改善。
針對管理技術(shù)創(chuàng)新的問題，下半年度法務(wù)部將啟動“電子合同”試點，對于標(biāo)準(zhǔn)模板的格式合同采用電子簽約模式，不再產(chǎn)生紙質(zhì)文本，以期完善管控，降本增效。
3、自身能力不足，團(tuán)隊尚需錘煉
“服務(wù)與管控并重”是法務(wù)條線的工作方向。只強調(diào)服務(wù)則偏于“罔”，丟掉了專業(yè)性，失去原則性，法務(wù)工作必定方向不明；只強調(diào)管控則偏于“殆”，為管控而管控，本末倒置，徒勞無益。
法務(wù)崗位具有一定特殊性。既是技術(shù)崗，強調(diào)專業(yè)能力；又是管理崗，強調(diào)協(xié)調(diào)能力?？傮w而言，我們的團(tuán)隊尚顯年輕、稚嫩：有的專業(yè)性不足，遇到疑難一味退讓，喪失原則；有的過分魯直，視野狹隘，思維片面。未來需要繼續(xù)錘煉，平衡好“服務(wù)”與“管控”的關(guān)系，行事有度。
綜上，法務(wù)部開展的“大討論、大反思”活動，既是對上級要求的落實和呼應(yīng)，又是對自身工作的審視和反省。活動中，法務(wù)部認(rèn)真踐行“三規(guī)”教育要求，明確“問題導(dǎo)向”的基本方向，全面落實活動要求，產(chǎn)生了一批活動成果。未來工作中，法務(wù)部將秉持“大討論、大反思”活動精神，主動作為，持續(xù)提升管控能力，為公司經(jīng)營保駕護(hù)航。